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中粮食品携手汇高OA系统打造,信息化时代

       中粮食品旗下的福临门食用油是国内知名的食用油品牌之一,它在国内市场的销售由中粮食品营销有限公司(以下简称“中粮营销”)负责。如今,福临门食用油在国内的小包装成品油消费市场中的占有率位居第二,处于市场追赶者的地位。这就意味着中粮营销需要投入更多的精力,来维持福临门的品牌美誉度、现有的市场地位,同时还要注意排名第一的竞争厂商的市场动作,这就要求中粮营销在执行市场竞争策略的时候,最注重的是营销策略的落地情况,更注重的是有效的决策和高效的执行。
 

       此外,全国各地的情况不同以及竞争环境的差异,销售网络遍及全国,使得中粮营销的机构庞大,要处理的事项及营销方式复杂多样,这就导致每个营销策略需要审批的层级较多,周期很长,与企业需要适应市场变化快速做出反应的要求相悖。为了企业的生存与发展,为了福临门能够有更多的市场占有率,中粮营销需要采取一套行之有效的办法来解决这一难题。

       面对上述的难题,为应对日趋激烈的市场竞争,提升营销决策效率、加快营销方案审批速度,中粮营销决定采用企业版OA办公软件来实现企业营销决策审批效率的提升。

       对于中粮营销OA协同的引入,中粮营销公司信息化负责人宋世武曾说:“我们就用三分钟决策了采用企业版OA办公软件”。这里还有一个小故事,就是宋世武在调入中粮营销之前,曾在中粮集团黄海粮油工作,当他刚到黄海粮油的时候,他发现黄海粮油原先采用的OA系统安全性很差,给企业的安全带来了极大的隐患。为此,宋世武在黄海粮油组织选型,最后更换成企业版OA办公软件作为其办公自动化平台,且应用情况良好。

       从“编故事”到清晰有据可查

       在宋世武调任到中粮营销后,发现在营销过程中,中粮在诸如促销申请的审批、信用额度申请等营销工作等关键环节,仍旧采用传真的方式来进行审批,而审批所采用的表单主体就是一个文本框,“申请人对产品销售进行预测,并将由此产生的促销费用填写到其中,然后一级一级向上级领导发传真进行审批,而且领导经常需要在审批件上进行各种批注。到最后我们发现,最后传真到领导层面只能看到一个个的黑疙瘩。而且,纸质文档的另一个问题就是回溯查询很困难,给事后的统计核算造成了相当的困难。”

       通过应用OA中的“表单+流程”的管理模式,中粮营销建立明晰的促销审批表单,对于销售价格、销售数量的预估、促销的原因、对策,促销方式以及促销费用的分担等都制成了明确的表格表单,一改以往审批中大文本框自由填写且随意性高、不规范的“编故事”型促销审批模式,有效地帮助中粮营销公司清楚审批事项的每一个细节,做到花明白每一块钱。

       特别是在审批表单中,OA项目开发小组根据一线的实际情况,制作出了一张非常明晰的审批表单,从售价、预测销量、折扣、各种形式的消费者、通路促销费用等各种费用全部清晰的列出来,在领导审批的时候可以清晰看到各地的促销思路以及花费情况;另一方面,电子化的促销表单,可以很方便的在事后对每次促销的预测数值、实际销售数值、花费的促销费用做一个统计,得出此营销方案的实际成果,并在以后的营销方案中进行相应改进,同时长时间的数据积累,也为中粮营销提供了宝贵的消费者消费情况的统计,为更准确的作出以后的营销策略提供了一个有力的数据基础。

       通过表单的精细化设计,中粮营销做到了明明白白花每一分钱,确确实实知道花的每一分钱的用处,实现了精细化管理。

       各种关键字段可在协同中清晰呈现,以前发往全国各地的传真如今只一个协同便轻松搞定

       从传统传真审批到现代电子审批

       营销机构的庞大、全国各地的竞争环境的差异以及消费的季节性,是食用油行业的销售特点。因此,应对不同地区情况的不同营销政策的制定和审批,需要走的层级较多、流程较长,且季节性消费强的行业,在同一时间段到达总部的促销审批单据数量相当大,为了能够尽快地处理这些单据,中粮安排了许多的人员来专门处理,但处理周期仍显较长,这是不符合企业竞争要求的。为实现“效率快、数据拿得多和准、帐算得清楚和明白”并取得更高的市场占有率,在宋世武进入中粮营销公司后,在总经理陈刚的亲自督导下,决定采用企业版OA来解决这一难题。

       利用企业版OA协同,中粮营销变传统的传真方式为协同方式,速度快、脉络清晰,受到中粮营销内部管理人员的极大认可,经常是一个新的表单制作出来,各大区总监就通知下属,拒绝收此类审批申请的传真,完全采取电子表单审批方式。甚至在一些大区,大区总监直接请运营管理部帮助他们来设计某个审批表单,以解决他们的问题。目前,中粮营销公司已经建立了200余张各种类型的表单,实现了从方案预算、单笔审批流、编号进入ERP、发货、方案执行、核销、反馈的全流程信息化处理,辅助决策的同时获得了良好的收益。正是有了这种积极的应用,目前中粮营销OA协同上线并发数稳定在并发总数的95%以上。OA的高效应用,也让中粮营销彻底放弃了之前传真审批方式。目前总部要求对各种促销申请的审批时间不超过2个小时,这样能及时、快速、准确地对各大区不同情况的促销申请做出反馈和审批。避免了之前 “黑疙瘩的传真”,这样的管理缺位问题。

       管理缺位问题的解决,也进一步完善了中粮营销的管理规范,实现了营销计划的高速审批推动与执行,这也极大地促进了中粮旗下产品的品牌竞争力。中粮营销宋世武颇有感触地说:“目前OA承载的60%以上的工作都是对企业竞争力的提升有着直接促进作用的,我们的业务审批效率提高了,为营销业务的预测、决策提供了准确、合理的依据,我们对市场的反应动作更快了,也有效地控制了企业的管理运营成本。”

 

 

 

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