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证件管理解决方案

证件管理

针对建筑行业从业人员资格证书多,使用条件限制复杂等问题,通过信息化手段实现证书的科学化管理,从根本上解决建筑企业证书管理的痛点和难点。

手工证件管理模式问题现状
(1) 没有实时动态的证件信息库,证件种类多、数量大,公司人员流动频繁,证书动态更难掌握;
(2) 工程项目多、用证复杂、无法了解每一个证件状态,借出证件所在项目、责任人;
(3) 项目用证无法及时了解,配证跟进不及时,办公效率上不去,项目押证、解押、证件借还无法查询。需要打电话或面对面沟通催促,跨部门沟通成本高;
(4) 各类证书均有各自不同的有效期,需时刻关注证书到期状况。证书量大,全靠人工检查,极易出现遗漏
解决方案
华天动力可以结合公司实际证件业务管理制度和流程自定义搭建“证件管理”模块,功能涉及持证人基础信息管理、人员证件分类登记管理、证件借还流程管理、证书使用(押证)管理、人员培训/继续教育管理等,支持多端查询、多维统计、数据导入导出、到期提醒等,全面提升建筑企业项目和证件管理效率。等,通过信息化手段实现证书的科学化管理,从根本上解决建筑企业证书管理的痛点和难点。

管理价值

对管控目标的支撑价值
(1) 建立集中的证件资源信息库,方便实时了解公司证件的资源利用情况,对各证件类型、证件数量及证件持有人信息及时掌握,实现统一管理;
(2) 解决投标前期资质标准的快速准确匹配,避免投标无效;为经营活动中的用证、借证提供便捷、规范、严谨的流转管理,确保证书安全、去向可控;
(3) 对证件资源的流动过程进行规范化管理,包括证件的借出、归还、注册/增项/年检等;
(4) 关注证书在投标、在项目中的使用,帮助企业准确把控每本证书的押证、解锁,显示证件“使用状态,实现证件价值合理利用;
(5) 能够实时了解公司各证件的到期时间、继续教育培训时间,方便公司对证件培训进行集中化、规范化管理。

应用设计

证件信息库管理

  • 在系统中通过证件登记新建功能填写证件归属人姓名、性别、部门、身份证号码、联系电话、发证单位、证书编号、证件类型、注册编号、资格证书编号、专业类别、有效截止时间、使用项目名称、证件录入人、证件扫描件等信息,系统自动生成证件信息台账,方便管理和查询

证件接收管理

  • 只要有新的证件挂靠到公司,办公室都要在系统中进行证件信息登记,登记完成后,系统自动生成证件信息登记台账,方便领导查询企业当前拥有的证件信息与证件状态(借用、在库、预借、撤销),当证件被外借时,证件状态自动变更,从而达到证件管控效果

证件借出/归还管理

  • 实现对各个证件借出业务审批流程(证件借出、证件归还)进行电子化管理,在系统中填写证件名称、借用人、借用事由、借用所属部门、借用日期、出借项目、预计归还日期/实际归还实际、姓名、证书编号、备注等信息供领导审阅,系统自动生成证件借出/归还情况信息台账,方便管理和查询

培训/继续教育

  • 实现培训、继续教育等各类培训考试计划管理;报名、领取准考证、参考等进度提醒;记录培训等费用、记录考试结果等

1+N 核心应用价值

实现行业业务管理系统与通用管理平台的一体化构建      实现战略执行、流程数据与管控决策的价值最大化

立即体验
适用场景

以信息化技术提高企业合同管理水平,是现代企业合同管理的必然趋势,绝大部分合同业务密集型企业都已经开始利用信息化工具来配合企业合同管理制度的落地执行。 华天动力OA系统内置了自定义扩展平台工具,可以任意匹配搭建不同行业专属的“合同管理”业务模块。

  • 房地产建筑类行业
  • 金融投资类行业
  • 商贸服务类行业
  • 招标监理咨询行业
  • 林业水利电力行业
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