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汇高OA系统携手步长集团共同打造无纸化办公之路

 

       步长集团是国内知名制药企业。其生产的步长脑心通以脑心同治为特色,对动脉硬化所致脑血液循环障碍性脑缺血发作、脑血栓、脑出血以及冠状动脉粥样硬化所致的冠心病有良好的治疗效果。步长集团的脑心通打通了冠心病患者的脑血循环,为广大患者带来了福音;而步长集团自身,借助汇高软件协同OA软件这一信息化的企业管理工具,打通了步长之“脑”(集团总部)和步长之“手”(分公司、事业部等执行机构之间)的经脉循环,实现了战略执行的有效落地,通畅了内部的信息传递,有效提高了办公效率,在步长内部诠释了“变则通,通则久”这一古训。
中医认为:“通则不痛,痛则不通。”

       《易》有云:“穷则变,变则通,通则久。”

       当前经济环境的不景气,让每一个行业的每一家企业都处在“冬天”的包围之中,大批企业倒闭已经不能算是新闻,“取暖过冬”已经成为当下企业第一要事。

       冷风吹下的医药企业

       并不是每个行业都会“直面”冷风吹。

       医药行业由于其具有刚性需求,使得业内企业虽然受到经济危机的冲击,影响有限,但仍然会影响到医药企业的发展。作为中国经济的一部分,国内医药行业必然受制于大环境;药品尤其是中药、原料药出口会带来不利影响;同时,经济危机下跨国制药巨头在欧美市场停滞缩水,必然会加大在国内市场的投入,让国内制药企业面临着更大竞争。

       此外,我国制药企业“一小二多三低”与医药流通企业“多、小、散、乱、差”状况仍然存在,面对经济不景气,面对国际企业竞争挤压,产品主要依靠仿制、企业抗压能力弱的情况已到了刻不容缓的地步,企业亟待深化变革。

       此时,现在正是企业的 “痛”、“穷”之时,企业要生存、要发展,就要“变”、就要“通”,这样才能够“久”。

       变:“管理靠文件、办事认签呈,沟通用电话”

       陕西步长集团是国内大型制药企业,成立于1993年8月28日,是一家集医药研究、生产、销售和诊疗服务、教育为一体的高科技健康产业集团。十五年的发展,步长已成为拥有十个事业部、二个医药研究院、十个药厂,十个GAP种植基地、一所大学、二家医院,总员工逾万人的大型集团型企业。2007年,在全国医药企业中步长排名第17位,实现销售收入23亿元,近几年连续实现50%以上的年增长率。其产品步长丹红注射液、步长脑心通等药品已经家喻户晓。

       有知名的品牌与产品,有相当的市场份额,步长在这个“冬天”面临不是生存的问题,而是通过管理水平、管理效率的提升,开源节流、向内挖潜,在“冬天”中稳固市场、扩大市场,在“春天”到来的时候以更快的速度发展。

       在发展中,步长已形成自己一套管理运营体系。第一,步长集团的生产和销售两个环节是独立的,生产体系的制药公司只负责生产各类药品,并以集团内的定价销售给营销体系的各个事业部(以产品线划分,对外称医药销售公司),各营销事业部在将其产品线上的药品以销售的价格销售出去。这就形成了一个复杂的交叉体系,每个营销体系的事业部都要跟生产体系的每个制药公司打交道,反之亦然。第二,除了外地的制药厂和分公司等部门以外,步长集团主要管理运营部门都集中在陕西。第三,步长集团的内部管理中签呈是其核心管理方式。集团内部各种申请、审批的事项,都是通过签呈的方式进行审批、流转。发起者先将需要审批的事项、缘由等填好,之后按照主管领导级别向上进行签字来完成审批工作。这就要求员工对审批流程相当熟悉,且当主管领导在公司的情况下才能完成审批工作。第四,步长集团的决策和日常管理,有相当一部分是由公司董事长做最终的裁决。董事长每天工作异常繁忙,当他出差或者不在公司的时候,整个事件的最终审批裁定工作也会因此迟滞下来,忙的时候也只能通过电话汇报、传真的方式来解决,但仍不能满足企业管理的需要。

       “那个时候,集团的许多签呈,因为审批人出差等原因,不能立刻办理,自然就给拖下来了。遇到十分紧急的必须立刻处理的,才由秘书电话请示汇报后办理。集团一位副总也曾说过的:‘我办事从来不拖,到我手头的签呈我都是立即处理,怎么还有人抱怨说审批效率低呢?’”这是步长集团当时的真实写照。步长也把自己的管理模式总结为:“管理靠文件、办事认签呈,沟通用电话”。

       集团总部的“脑”与执行机构的“手”之间的通路,已经逐渐不适应企业目前发展的需要。“痛则不通”,管理中的痛点已为步长管理者所感受,组织机构的扩大、沟通成本提升、效率下降给步长带来无形的损失。“通则不痛”,步长需要通过“药物”来打通通道,让“脑”、“手”畅通。

       通:OA建设带来思想改变

       经过一段时间的观察和了解,步长集团决定引进一套OA系统作为提升企业执行效率,降低行政办公费用,堵住管理上的“跑冒滴漏”的“药”,做好向内挖潜与节流的工作,做好打通“脑”、“手”通道的工作,为企业更快发展添把信息化之“柴”。

       恰在此时,汇高软件管理“落地”讲座恰在西安举办,步长集团总裁也获邀参加此次管理“落地”讲座。通过此次管理讲座,步长认识到了企业发展,财务信息化和生产管理信息化不完全的,同样还需要组织行为学理论指导下的组织信息化与办公信息化系统来做支撑。随后,步长集团专门邀请管理讲师耿启亮(《管理思想如何落地》一书作者)到步长集团本部讲授管理“落地”课程,更新、提升其管理干部对信息化的认识,也为步长集团引入汇高A6协同管理软件铺平了道路。

       汇高A6自2008年3月落户步长之后,围绕着提升步长集团组织管理信息化、办公自动化的展开了一系列的工作。经过为期三个月的调研、实施、系统安装调试、培训、试运行等工作之后,系统于7月1日正式上线运行。步长开始了其挖潜节流、向管理要效益、深化企业管理、打通“脑”“手”的协同之旅。

       久:脑手通畅带来大收益

       在步长集团的系列产品中,步长脑心通是其中的知名产品之一。其“脑心同治”的原理,恰与协同OA软件的应用之道不谋而合。协同OA正是运用了“脑”、“手”同治的道理,打通“脑”“手”通道,提高“脑与手”的运作效率,大大减少了通讯、纸张、传真、耗材等办公费用,让隐形费用消失于无形。

       据初步估算,步长集团OA系统应用后的2008年3季度,相比2007年同期,在销售收入提高了30%的情况下,通讯、邮寄、纸张等办公费用降低了36%达52万元。 对于这个成绩的取得,步长集团经过分析,认为主要有以下四个原因:

       首先,协同的应用,实现了集团/职能部门/事业部的公告/通知/新闻等信息的电子化发布。OA系统上线之前,步长采用纸介传播,打印、派发(外地还需要邮寄)、签收、转发等烦琐过程,往往一个公文、公告的发布,需要花一天时间。而现在,轻轻点击鼠标,与该发布信息相关的人员、部门、乃至整个集团都能在第一时间收到,有效减轻了集团内管理部门特别是总裁办的工作量。信息发布这一基础应用,在步长集团内部有更深的意义:协同系统不仅保证了发布信息准确为受众所接收,减少了时间消耗以及纸张和人工费用,更为重要的是,它有效地规范了步长内部人员经常登录OA系统,养成了协同办公的习惯。

       经统计,系统上线第二个月即8月份,使用OA员工人数增加了12.9%;工作日平均日登录系统人数(并发数)增加了17.5%;月发布公告/新闻总数增长了44.0%。

       第二,OA应用规范了企业的管理模式。特别是在要害职能部门——总裁办、人力资源部、财务部、物流供给部等的应用,由于这些职能部门与集团内每一个机构都要打交道、发生各种各样的关系,负责各种审批事项,规范化管理就成了第一要务。利用“表单+流程”的模板协同模式,将之前部分签呈表做成了具有明确填写规范要求的表单,再辅以相应审批流程,很好地为以上部门解决了规范化管理这一难题。以采购表单为例,通过设定规范化的采购模板与采购审批流程,可以明确要求审批发起人明确填写采购原因与采购需求,并根据事先定义的审批流程在总裁办、财务部与物流供给部之间流转、审批,最大限度地解决了之前采购签呈中的申请原因不清、缺少主管领导或者财务签字以及涂改假冒等问题,也避免了物流供给部由于审核不严格而形成的误采购等问题,有效地规范了步长内部行政办公管理。为此,步长要求凡是涉及到总裁办、人力资源部、财务部与物流供给部的审批申请,必须从A6协同中发起,其他方式一概不接受。这是因为步长集团认为OA应用要取得成效,就在于“OA的使用不能停留在个体的协同上,一定是要在部门层次上的应用”。到8月底,OA中月发起的协同总数增长了52.8%;月协同涉及人员总数增长了64.6%。月人均处理协同次数增长了46.1%。

       第三,新系统的应用,还必须考虑到步长原先的管理方式与管理习惯,同时也是由于公司内的管理事务是不可能完全做成表单化形式。因此需要将原先的签呈表保留,做成可以在OA中流转的电子签呈表。利用A6的自由协同模式,步长很好地实现了签呈审批的电子流转模式,让步长员工在享受便捷的信息化办公同时,最大限度地保留了原有的工作习惯,最大程度降低了员工对新办公方式的抵触和陌生情绪。信息化的签呈形式的应用,极大地减少了员工因为提送签呈所消耗的时间。得益于互联网和B/S架构,也让经常身处外地、不在办公室的领导在任何一个能上网,有IE(Internet Explorer)的地方就能够随时处理公司事务,极大地提高了步长审批的速度与效率,有效地减少了企业隐形成本。

       第四,实现工作处理的有效时间管理。在OA系统上线之前,步长授权规定了事务的办理过程,也要求各级管理人员尽速办理各项工作,但由于实际工作中没有时间管理的机制,很难规定或检查工作的办理是否“尽速”,是否达到了办理时间要求,也很难把整体工作效率提上去。现在,每件协同事务都被如实记录了发起人、发起时间、审批人、审批时间,如果在协同中设置了处理时限,系统还会自动判断协同的处理是否超出了时限要求。这种对事务处理时间进行管理的机制,有力地督促所有员工快速有效的处理协同事务,从而有效的提高步长整体工作效率。

       这一连串的数字说明了协同OA系统步长集团的应用是成功的。通过协同OA的应用,步长明确了事务处理时间、加快了事务处理效率、提高了事务处理的规范性,实现了企业向内挖潜节流、向管理要效益的要求,让步长集团不论是寒冷的“冬天“抑或是火热的”夏天”,都能够走在企业管理的前列。OA应用带来了步长管理的“变”、“通”,进而为帮助步长集团实现树“百年企业”的长“久”梦想提供了强大的助力。

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