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OA系统如何设置公文的转存及归档形式

发布于:2019-09-11 14:08:28

  OA办公系统在归档或传输文件时是否只能存档或转储文件正文的内容?在提交或转移文件时,OA系统是否可以选择以文本或文本形式预先存档或转移文件或文本?您可以使用汇高OA系统的传输和存档设置功能。批准过程完成后,将存档重要文档。传统意义上的存档意味着文档被打印并存储在存档中以形成存档记录的一部分。电子工作流程普及后,归档分为两种:一种是传统意义上的归档,文件应归类为文件管理,甚至参与审批过程的人也不能再查看文件;另一种是存储在指定的文件库中以方便查询。为了满足上述两个应用程序,归档和转储的两个操作是在OA系统的批准和官方文件中的文件中设置的。
OA系统如何设置公文的转存及归档形式
 
  在文件收发和批准流程中,用户可以根据实际需要在转移或归档操作之前以文本和批量形式设置转移或归档,或者只转移或归档形式的文本,然后在设置后执行。转储或归档操作后的表示形式是设置表单。可以通过归档文档正文和文本的发布或仅文档正文来选择存档的格式。选择后,文档可以存档并以选定的形式显示在文件中心。原始文档模块中不存在该文档。可以通过转储正文和问题列表或仅发布问题文本来选择转移的形式。在选择之后,可以执行传送操作以在文档的中心以所选择的形式显示文档。该文档仍在原始文档模块中。文件的转移和存档是什么情况?我们一起来看一下应用场景。办公室主任刘晓宇向上午领导会见了以下要求:随着官方文件申请范围的不断扩大,各种官方文件存放在官方文件模块中,给不便带来不便搜索和阅读相应的人员。
 
  为此,该公司的领导决定转移和归档官方文件。人员,系统,宣传和教育官方文件需要转移到文件中心,只有尸体部分可以存档,并授权所有单位阅读和查看。计划类,报告摘要类和解决方案文档需要存储在文件中心以保留正式文档的文本和正文,并且根据角色逐个授权借用,并且必须获得批准在借钱之前。这项工作需要由我们的办公室完成。王莹负责提交档案中心的正式文件。王大勇负责组织文件中心的文件。这项工作需要在本周内完成。如何操作和实现经理我已经联系了信息部的江先生。他协助我们完成了这项工作,请注意并加强处理。部门会议结束后,王莹和王大勇不知道如何操作OA,所以他们要求蒋成了解操作方法。
 
  江成了解大家的问题后,耐心地逐一回答:大勇,你的类型的官方文件是安排在文件中心,只有身体部分可以存储,那么你只需要选择官方文件的转移设置。传输文档正文,然后在文档模块中找到要传输的文档。单击按钮以弹出文档中心的目录并将其存储在相应的目录中。英姿,你的类型的官方文件是有组织的。应保留文件中心,文档和文本。然后,您需要在存档设置中选择存档文本和问题列表。保存后,在文档模块中选择相应的文档点归档按钮,然后将文档归档到文件中心。但是,您应该注意,归档文档必须经过批准,归档后的文档在原始文档模块中不存在。那么我的官方文件是否仍然存在于文件模块中?大勇问道。转移的文件仍然存在,不受批准状态的限制。江城回答说。 好的,我们知道,谢谢江老师,如果您有问题,请咨询。王莹和大勇齐声说道。江城:你很有礼貌。然后,由汇高协调的OA系统中的文件传输和存档表格设置如何转移:
 
  1。让我们先谈谈转移表格的设置方法,首先输入官方文件,发送文件,管理问题,并设置转移设置。
 
  2.首先选择传输文本和发送信函,单击保存按钮以保存设置。
 
  3.我们找到关于《公司来宾参观接待办法》通知的官方文件,将其转移到文件中心的规则和条例,并查看文本转移和文章的效果。
 
  4.下图显示了我们根据文件中心规则和规定转移的有关《公司来宾参观接待办法》的通知文件。打开后,您可以看到官方文档的文档和正文。
 
  5.让我们回到翻转设置屏幕,选择仅转储帖子的正文,然后保存此设置。
 
  6.本次,我们以北京金鑫集团股份有限公司文件 - 薪酬管理系统的文件为例,将其转移到规章制度,只看到转让文本的效果。
 
  7.下图为根据文件中心规章制度发现的北京金鑫集团有限公司档案 - 薪酬管理系统的文件。打开后,您可以看到只有官方文档部分可用。
 
  存档:1。接下来,我们来谈谈存档表单的设置方法,并输入文档,文档,管理和文档设置的文档设置。
 
  2.首先选择存档正文文本和纸张列表,单击保存按钮以保存设置。
 
  3.我们找到了北京金鑫集团关于安全生产检查和隐患整改系统的意见的正式文件,并将其存档在档案中心,以查看存档文本的效果和文本的分布。
 
  4.下图为北京金鑫集团档案中心档案下安全生产检查和隐患整改档案的正式文件。打开后,您可以看到文档的两个部分和官方文档。
 
  5.我们再回到归档设置画面,选择只归档发文正文,然后保存此设置。
 
  6.此次我们以北京金信集团采购工作实施办法的报告公文为例,将其归档到档案中心下,看下只归档发文正文的展现效果。
 
  7.如下图是在档案中心档案浏览下找到归档的北京金信集团采购工作实施办法的报告公文,点开以后可以看到只有公文正文部分。汇高协同OA系统根据企事业单位的实际办公需求,为用户提供了正文和签批单及正文两种转存、归档形式。为公文设置不同的转存、归档形式有助于企事业单位规范管理公文,方便用户对不同类型的文件设置借阅权限,保障涉密公文的私密性,同时为员工查询调用文档提供便利。

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