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中小企业如何选择OA协同办公系统

发布于:2021-06-10 09:21:02

在数字化时代下,创新技术、消费行为等促进商业社会加速变化,企业也面临着转型的挑战和契机。但企业数字化转型是一项需要自上而下、逐级推进的长期且复杂的工程,企业需要结合自身数字化转型的成熟度,从组织机制、文化团队、智能平台、业务场景等方面着手创新,向数智企业迈进。

  中小企业业务不断发展壮大,随之而来的是公司的快速扩张和人员的大幅增加。在企业管理和团队建设中,中小企业不像大集团一样有一套完备的制度体系,也不像个人工作室一样具有灵活、及时变通的条件,往往会遇到各种办公雷区。

  沟通交流不及时,信息传递不畅通

  项目任务关系凌乱,工作主线不清晰

  资料存储分散,文件归档整理困难

  办公规则制定难,实际操作不够灵活

  工作效率提高难,缺少有效的解决办法

  越来越多中小企业意识到了企业内部和外部信息管理的重要性,开始选择专业的协同办公软件来提升办公效率。但大型的 OA(自动化办公系统)和 CRM(客户关系管理软件系统)无论在时间还是资金上的成本都太高了。

  因此,大多数企业发展初期的决策者都会选择使用现有的协同办公软件——产品本身功能相对的完善,企业只需接入即可,耗费的时间、资金成本相对较低。但目前市场上办公软件种类繁多,又让很多中小企业又面临“选择恐惧”,不知道彼此之间的区别,不知道什么功能正真实用,也不知道什么样的办公软件最适合自己的企业、团队。

  所以很多企业还是继续观望,对是否使用OA办公系统犹豫不决。协作软件选择时,未必是功能越精致的越好,也未必是功能越多的越好。企业的信息管理,除了要解决内部的日常办公、信息交流、知识和业务管理等日常协同之外,在对外即时沟通、客户沉淀、营销管理等外部协同方面也要有一定的要求。

  如果有一个协同办公工具能够不分内外,一步解决所有信息流转问题,这很大概率就能帮助中小企业实现效率翻倍。

  对内:高效的信息流转

  一个好的企业内部管理工具,应当至少能够帮助企业决策者完成以下任务:

  提高沟通效率:在任何时候,都能找到想找的人

  加速信息流转:减少书面文件,加快审批流程

  知识管理:沉淀有效工作信息

  在即时沟通方面,无论是在聊天还是通讯录界面,都要让客户有十分流畅的使用感。

而在OA 的方面,应该要为企业提供丰富的审批模板,通过无纸化的审批流程,不仅能够加速企业运转和事务进度,同时也使得企业制度更加的严谨和规范化。

解决了OA,还有另一个令决策者头疼的问题。随着企业的快速扩张,公司的新进员工越来越多。如何能够让他们快速地学习企业和岗位相关知识,成长为一个能够为公司创收的员工是一个难题。
 

这时,企业就需要一个有效的知识管理系统,让公司职员可以利用碎片化时间完成企业知识点的学习,大幅提升其专业能力。

  对外:有效沉淀客户信息

  一款好的企业协同软件,不仅可以整合企业内部沟通,还可以帮助企业无缝连接其他移动办公平台,如几乎覆盖我国大部分企业的:企业微信、移动APP、钉钉、小程序等,让企业职员轻松实现公文管理、会议管理、工作汇报等移动功能操作,让全体人员可随时随地地敏捷沟通与协作,让企业做好外部沟通和客户关系管理这一块,很好地帮助企业有效沉淀客户信息。
 

以链接企业微信为例:

  企业员工 A 需要挖掘一位新客户,如果该企业使用的是企业微信,则员工 A 可以直接通过企业微信去添加客户的微信。

  同时,在客户的微信端上会显示员工 A 的企业认证情况和职务,这样可以有效避免其它人假冒企业行骗、损害品牌的事情发生,客户也可以安心添加。

  总结

 

  中小企业的管理有自身的雷区和突破口,利用协同软件提高工作效率是越来越多企业的选择,只有正确分析自身存在的弱点和需求,按需选择适当的协同办公平台,才能让企业决策者高效地建立和管理信息神经网络,构造企业的智慧信息大脑,完成数字化转型,让工作实现高效协作、快速发展。

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