(一)OA(Office Automation办公自动化)这一概念在我国由来已久，但是，一直以来OA的概念比较模糊，甚至紊乱。虽然办公自动化OA的概念和应用一直伴随着信息化的发展历程，但是由于OA的概念模糊，缺乏完备的产品和应用理论体系支撑，使得OA一直没有受到重视，成为信息化的边缘产品。

曾几何时，那些ERP解决不了的、CRM无法实现的、HR也不管的种种信息化的应用需求，都划入OA解决的范畴。这种概念与应用的边缘化，使OA厂商面临巨大的发展危机，产品无法围绕着核心去发展，应用也无法规范化和标准化。许多OA厂商的产品成为大杂烩，一些CRM、HR等等功能加入到OA系统之中，甚至有许多厂商本身缺乏对信息化的理解，一味地迎合用户的需求，使OA系统开始变得越来越庞大，而其核心的资料流转与共享功能反而变得非常薄弱。

与财务软件、ERP软件等具有相对规范的应用标准不一样，OA的应用功能非常杂乱。如果说财务软件、ERP软件各个厂商的产品是80%类似、20%不同，而OA却恰恰相反，各厂商的产品的相似度不到20%。据统计，我国OA厂商有500多家，其中成熟的产品有近百款。

同一市场中大量功能迥异的OA产品，使OA的边缘化和混乱性由此可见一斑。厂商与用户也开始迷失，甚至陷入苦苦挣扎之中。

(二)九十年代开始出现的工作流(Work Flow)技术，可以使软件系统在网络自动流转信息和分解工作任务，强化了软件应用者的工作协同性，加强了工作的自动化处理效率。因此，工作流这一协同软件的核心技术一经出现，就被广泛应用在网络办公领域，从公文收发到行政审批，从请假报销到项目管理，这些原来办公自动化涵盖的工作内容，都被以工作流为核心的协同应用思想重新定义。以工作流为主要核心功能的网络办公系统，被称之为协同OA软件。

2000开始，协同软件进入发展的黄金时期，大量的办公自动OA系统，和ERP、CRM等软件产品采用工作流技术，强化了其协同性。支持群组网络协同工作的LOTUS Notes/Domino，可以称之为现代意义上的协同软件的鼻祖，LOTUS Notes的创造者奥齐于1997年10月创建了Groove Networks，这款产品在2005年被微软收购，在全球泛围掀起了新一轮的协同软件发展高潮。

目前我国主流的协同软件厂商大多成立于2000年到2005年之间，同时这几年是协同软件百家争鸣的时期，大家对什么是协同软件、协同软件未来的发展前景、协同软件的功能与应用等问题争论不休。

2006年初，很多还对协同软件抱有怀疑态度的人，开始正视协同软件，一些曾经认为“协同”是炒作概念的人，也开始改变观念，因为我国中国信息产业发展研究院CCID，此时已正式将协同软件当作一个单独的软件门类，协同软件开始“登堂入室”，并划入正统。

以流程为核心的新型办公自动化OA软件，开始归入到协同软件的范畴，其理论与应用更加标准。进入2007年，协同软件对于业务流程管理的支持程度，已经成为衡量协同软件产品品质的重要因素，工作流引擎技术成为协同软件的核心技术，业务流程管理成为协同软件的核心功能，通过优化工作流来增强管理执行力已成为协同软件的核心应用价值。

由传统OA发展到协同OA，办公自动化OA的概念由模糊逐渐变得清晰，OA由信息化的边缘产品逐渐成为信息化的基础与核心产品之一，OA的功能与应用也逐步向工作流这一核心靠拢，协同软件开始具有完整的理论与应用体系，并得到权威部分和用户的广泛认同。