(1) 我国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导与政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统就是以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。
(2) 随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性。OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂,流转时间长,导致办公效率低，决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化,而且实现整个办文过程电子化,从根本上改变了传统的工作模式。
在此种情况下,OA的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对0A不满意的焦点所在。
办公自动化的发展经历了四个阶段(见图2-1)：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化;第二个阶段是局域网的出现,局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个阶段应该在90年代;第三个阶段在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。
第一代OA：在组织内缺乏很好的沟通渠道，第一代OA以email、个人office办公软件处理为核心，便于个人处理日常工作。
第二代OA：主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。第二代OA加入了很多的辅助功能，如BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立,这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的帮助。
而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低,尤其是这类产品开发成本比较低,对软件公司的要求也不高，对企业没有起到实际的使用价值。
第三代OA：在第二代OA产品功能上加强了，并加入了很多功能，如加入了工作文件文档管理、人事档案管理、办公资产记录、外部邮件收发、内部通信,特别是在流程审批方面逐步得到了加强。但是第三代OA的功能还是相对对立，尤其是与组织的核心业务还是没有挂接上来，只是停留在将工作由纸质化转变电子化的程度。面对这样的功能，我们会问:这样的办公自动化到底解决了什么问题？组织特别是企业用了办公自动化系统到底解决了什么问题。
实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及与其他系统之间的关系，同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要新一代的OA系统。