想要确保OA系统良好的运行，应该对此作出相应的OA系统管理规范说明。小编在此提出了以下几点正确的使用说明和计划，因此希望能够通过我的意见和建议帮助到大家。

　　1、公司内部结构划分(职能划分)

　　OA系统最重要的是需要一个职能权限和分工的明确，对于公司管理而言，公司的数据分析及公司之间的数据，公司需要管理，重要的账号管理等方面，这必须有一个清晰的分工与权限，上级与下级之间、公司职能管理都不能越权。

　　2、公司文档管理

　　文档管理是OA系统最最重要的地方，员工在使用文档的时候，需要统一的格式，包括在通知、转发、审批等必须有一个非常强的规范性。

　　3、oa系统设计表单版块

　　OA系统在设计表单时，必须明确规范性，包括OA表单、流程、审批、时限等必须严格执行不能发生使用权限越权或流程等出错的问题。

　　4、公司信息保密工作公司任何的员工都不能在OA使用过程中泄露给非公司的人员，因此在访问公司重要信息的时候需要加密进行。

　　5、在OA实施过程中，若将系统进行统一的规范性管理，会让这个系统在使用工作流程中使用起来更顺利，更加有效率，首先我们需要在系统中出现的问题进行不断优化，其次也可以根据管理者的规范说明进行设计，在OA系统工作完善后，使用者也必须根据OA使用规范来管理OA，否则将无法进行工作的开展。