但是，随着现代化的不断发展，传统办公的弊端逐渐显现。例如，管理模型已经过时，而办公室仅与与其业务密切相关的部分相关。企业中的各种信息被划分为各个孤岛。管理费用昂贵。人力资源和办公资源经常闲置或利用率低下;办公效率和管理效率低下。因此，为了解决这些管理缺陷，人们提出了一种与OA软件进行协作的新方法。协作是指元素与元素相结合的能力，它表示元素在整个开发和运营过程中的协调与合作的性质。近年来出现的协作式OA办公系统是一种应用程序OA软件，可协助多人和多组织完成管理事务，并通过优化业务流程和加强基于知识的信息共享和沟通来提高员工的工作效率。增强应用程序单元的管理执行力。协作OA软件广泛应用于文档，管理，人员，项目，客户，财务，物流，生产和其他管理。

 

　　协作软件具有三个显着特征：第一个是以管理为中心，基于管理的元素以及设计和构建应用程序的起点;二是以组织行为为根本，即组织行为中的角色，事件，资源，过程，规则，状态，结果等得到管理。第三是专注于非结构化信息，这些信息占组织总信息的80%。下面我们共同分析协作办公自动化的价值。一、规范办公管理以OA制造商汇高OA为例。协同OA系统通过建立内部沟通平台，建立信息发布平台和加强工作流程来规范企业和机构的办公室管理。它主要包括公文管理，车辆管理，办公材料管理，图书管理，档案管理，会议管理等，实现信息共享和及时沟通。例1：在汇高的OA系统中的即时消息中，为了进行通讯和联系，该系统通过人员文件的数据收集自动生成公司通讯录，并支持OA移动APP的同步显示。 支持公共地址簿的共享并提供个人地址簿。通讯录提供字母索引，这是一种常用的快速搜索方法，例如按名称查询。示例2：在汇高的OA系统的文件管理中，为了使员工更容易上手，文件管理使用了纸质文件的各种术语。文件分为三类：类别，文件和文件。整理更加清晰。

 

　　汇高的OA分类管理也明确了人员的任务划分，工作交集少了，提高了工作效率。例3：在汇高的OA系统的固定资产管理中，通过引入新颖的固定资产信息注册和动态资产变更跟踪机制，可以相对全面地管理公司的固定资产，包括资产注册和申请。一系列管理任务，例如保修，库存，折旧和统计。它可以准确计算固定资产的折旧。它具有详细的资产报告管理功能，可以实时查询帐户的帐户，收据，报废，维修，流量和折旧。 加强了固定资产的分级管理，为企业的经营决策提供科学的依据。

 

　　二、提高办公效率协同OA系统较传统办公方式，极大地提高了办公的效率 ，减少了企业在人力上的投资， 以前一个部门一个文员，天天忙着找领导签字，用了OA软件后企事业单位就不需要这么多文员了，或总是去找领导签了，在系统中提个单上去就可以了，超时没审，自动提醒，提高了工作效率。谈到OA能够提高工作效率，就不得不提到OA提高工作效率的关键工作流。而作为工作流管理专家的汇高OA，拥有十大工作流程，能够满足几乎所以企事业单位的需求。例如汇高OA审批流程的自动存档节点。公司内审核单据都需要存档，每天逐一手动存档太麻烦了，OA系统可否实现自动?汇高OA系统的自动存档节点就OK了。

 

　　如下图：领导审批节点后增加自动存档节点，在流程审批结束以后，系统会根据提前设置好的存档目录将此流程存储在对应目录下。那么，汇高OA系统中自动存档节点又是如何实现的呢?

 

　　1、我们以签呈单模板为例说明下如何设置自动存档节点。首先我们进入审批流转审批管理审批设置审批模板设置找到签呈单模板。进入到流程设置画面中，点击自动存档节点的按钮创建一个自动存档节点，然后将此节点放在流程的最后。

 

　　2、然后我们到文档中心下建立存档目录，如下图的规章制度下的签呈文件夹。

 

　　3、第三步，到审批流转审批管理审批设置审批模板设置中找到签呈单，勾选后点击设置存档类目按钮进入到存档类目设置画面：1)选择存档类目：我们选择提前设置好的签呈文件夹。 2)设置存档名称：可按照模板标题、部门、姓名、年月日及模板上的控件设置存档名称规则。在全部设置完毕之后点击保存按钮则完成设置工作。

 

　　4、我们起草一个单据看下使用效果：先用王英的帐号起草签呈单，填写内容后点击发送按钮流转到审批人刘晓宇帐号。

 

　　5、刘晓宇收到待办后点击同意按钮完成单据审批。由于我们是在刘晓宇的审批节点后设置的自动存档节点，那么我们查看下签呈文件夹下是否有此审批单。

 

　　6、我们打开签呈文件夹可以看到此文件夹下存在我们刚刚发起的测试单据。

 

　　7、点击单据名称可以直接打开模板查看。这样的工作流程审批对于汇高OA来说，小case啦!

 

　　三、降低办公费用将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。 比如，办公室用品常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象，无疑增加了公司在办公室用品这块的费用。而通过OA系统对办公用品的有效管理，相信对企事业单位办公费用的降低起了极大的促进作用。汇高OA系统的办公用品模块根据单位的办公用品的购买，入库，领用流程而设计的，特别适用于分批次购买，各部门领用的模式，具有完善的输入，统计，查询功能。这样就更可以合理规范对企业办公用品的管理。如图所示总而言之，与传统办公方式相比，协同OA系统的价值优势很多。包括能够规范办公管理、提高办公效率、降低办公费用等等。