OA协同对于合同管理的价值体现

发布于:2023-11-09 15:46:19

OA协同对于合同管理的价值体现
1、 如何规避合同潜在风险,提升合同的签约效率,保障企业合法权益?

       规避合同在签订和执行过程中管理权责不清,审核内容不明,违规越级审批及超期审批等合同管理问题,避免造成企业不必要的重大损失。
OA协同对于合同管理的价值体现

1.1高效透明的过程审批

       将合同的结果文本与合同起草过程关联,评审过程固化关键条款,突出重点;合同修改留痕,便于追述;相关部门联合确认,减少风险,从而节约审核时间,提升审核过程透明度。

1.2多级企业间的合同监管

       针对大型集团企业的集权分权管理体系,对于多级企业之间的重大合同审批,打通企业之间和上下级的决策通道,建立跨组织的有效监管体系,使得合同的管控更加严谨有效。

1.3合同风险的有效规避

       通过规范从合同草拟、审批、签订、履行到归档各环节,保证在条款方面既保证公司利益又符合法律要求。同时合同版本管理、留痕机制得当,避免因为合同传递造成的信息混乱,保证一致性。在及时、合规的前提下完成合同审批,加强对企业经济活动的监控,避免不必要的经营风险。

2、 如何建立合同资料的监管体系,避免合同纠纷,维护企业权益?

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       企业合同管理人员需要管理众多的合同,耗费大量人力,需要建立自动化分类归档机制及灵活的编码管理体系,利于快速保存及查找。同时对合同的修订版本形成自动记录,避免因合同资料管理问题,造成合同丢损而引起法律纠纷,维护企业合法权益。

2.1灵活的合同分类机制

       根据企业不同类型的管理诉求,灵活定义不同的合同分类目录,如销售合同、采购合同、投资合同、项目合同等,帮助企业规范合同管理体系。

2.2灵活的合同编码管理机制

       根据合同的不同类型、来源、签约组织等信息形成合同编码档案,确保合同管理的唯一性,通过编码可进行合同的功能性防伪同时利于各类合同的追溯。

2.3完整的合同档案管理

       合同电子档案及执行过程永久留存,记录纸质合同移交信息,确保合同原件的及时签回。同时电子合同分权分岗权限控制,在快速检索的前提下,保证商业机密安全。

2.4合同的防篡改管理

       合同文本线下线上一致性,一直是企业存在的潜在风险,加强水印管理和随机码管理,确保纸质合同与电子合同一致,降低企业法律风险。

2.5严格的合同相对方管理

       针对合同的签约相对方进行严格管控,合同相对方签约的每笔合同及执行情况进行自动记录,并根据合同执行情况对相对方进行分类筛选,合同签约时可优先选择执行效率高的相对方,提升合同执行效率,规避执行风险。

3、 如何保障合同规范签署,实时有效的合同监管,降低企业法律风险?

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       杜绝业务人员随意签署,合同审核权限不清是合同管理需要着重监管的问题。

3.1建立规范化的合同标准体系

       按照不同类型合同,提供格式化文本,并自由设定合同关键条款、标的、金额等实现要素格式固化,提高审阅效率,降低审批风险。

3.2建立多层级间的合同监管机制

       根据不同类型合同管理授权体系形成专属审批流程,同时根据合同的重要程度及条款标的要求,进行组织不同层级之间的审核监管,形成完整监控体系,降低法律风险。合同签署后形成电子档案,完整记录合同信息,为企业合同管理与执行形成有效保障。

3.3建立合同用印和签回机制的联动

       合同用章联动用印管理,避免公章滥用。申请、用印、签回智能完成,及时提醒,避免企业管理漏洞造成比必要的风险和纠纷。

4、 如何实时监控合同有序执行,降低合同执行风险?
OA协同对于合同管理的价值体现

    合同履行过程中难免发生调整、变更,建立合同变更审核及执行预警体系,实现合同变更风险的强管控。

4.1加强合同变更管理

       在合同履行过程中为了规避执行风险,通过合同变更机制,对出现风险的合同进行变更干预,对条款未约定或约定不准的合同及时补充或修改,整个变更和评估过程完整记录,档案内容和状态及时更新,合同管理者可通过合同档案追溯变更情况,从而降低维护成本,避免合同变更带来的管理混乱。

4.2合同执行的控制和预警

       形成合同执行过程的自动监管机制,当执行条款、金额、数额或时间超出合同约定时自动预警,并通过多种消息通道及时推送,便于合同相关人员及时了解合同执行信息,降低执行风险。

4.3建立合同纠纷监管体系

针对由合同执行过程产生的纠纷进行监管,建立从登记到追踪到结案的进度监管体系,并对产生法律诉讼的合同相对方进行黑名单管理,降低因相对方信用问题给企业带来的经营风险。

4.4多维度的合同履行情况分析

企业管理者可以通过各个维度对合同执行情况进行分析,比如按照合同的执行状态了解各类合同的执行进度,按照合同收付条款分析资金的排款、收款情况,按照合同的执行时间了解合同执行的交付情况等,并可追溯原始合同。使合同管理者全面掌握合同的执行情况,避免合同执行风险,确保合同执行资金安全。

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